Трекер (Trello)

Трекинг проектов, учет работ и отчетность

В настоящее время сервис Trello используется для

  • ведения проектов (трекинга задач),

  • автоматического учета трудозатрат (начисления часов)

  • сбора отчетности от участников и руководителей проектов.

Команды, доски, колонки, карточки

Трелло -- это компьютерный сервис, заменяющий обычную доску с клейкими карточками-задачами (Kanban). Возможности сервиса значительно шире, чем создание и перемещение карточек.

Терминология:

Команда

  • Виртуальное пространство в сервисе Trello, где может располагаться до десяти досок.

  • В команду вы можете пригласить участников, тогда их проще будет добавлять в доски проектов.

  • Участники -- это исполнители и руководители в проектах, у руководителей устанавливаются права администратора команды.

  • При запуске проекта и пополнении его состава участники подписываются в команды автоматически по данным проектного офиса.


Доска

  • виртуальная доска, где может размещаться несколько колонок, в которых размещаются карточки с задачами. Каждая доска может иметь свой состав участников.

  • Каждому проекту при запуске Проектным офисом выделяется одна доска, доска приписана к команде руководителя направления. При этом, доски создаются централизованно, по особому шаблону и с привязкой к базе данных проектов.

  • Названия досок начинаются с номера (идентификатора) проекта.

НЕ СОЗДАВАЙТЕ ДОСКИ ДЛЯ ПРОЕКТОВ ВРУЧНУЮ!

НЕ УДАЛЯЙТЕ НОМЕР ПРОЕКТА ИЗ НАЗВАНИЯ ДОСКИ!

Колонки

Каждая доска содержит колонки. Состав колонок -- внутреннее дело каждого проекта, но одна колонка будет появляться и заполняться автоматически, это колонка "Отчетность".

В шаблоне предлагается следующий набор колонок:

  • Отчётность -- автоматически создаваемая и заполняемая колонка, куда чат-бот помещает карточки для заполнения отчетности. После заполнения карточки автоматически удаляются.

  • Сделать -- поставленные задачи.

  • В работе -- взятые в работу задачи.

  • Ожидание -- выполненные, но ещё не принятые руководителем задачи или задачи, требующие вмешательства.

  • Сделано -- выполненные задачи

  • Информация -- статические карточки со ссылками, документами и т.д.

Вы можете использовать другой состав колонок и другую методологию ведения проекта, но отчетность для всех проектов ведется одинаково. Аналогично, в каждой карточке ведется учет ее состояния и трудоёмкости.

Трудоёмкость и статус карточки

Стандартные возможности Trello не позволяют учитывать трудоёмкость задач в карточках. Мы используем расширение Custom fields и через него считываем данные о трудоёмкости (в академических часах) и статусе карточки. Статус может быть:

  • В работе -- исполнитель взял карточку в работу.

  • Ожидание -- исполнитель закончил работу и ждет решения руководителя (примет или отклонит).

  • Отклонено -- если руководитель настолько не принял работу, что указал это явно, а не ждет исправления.

  • Выполнено -- руководитель принял работу.

Зачёт часов

  • В работе и ожидание устанавливает исполнитель. Руководитель (и только он!), снимает ожидание и ставит выполнено или отклонено.

  • Исполнитель не может ставить отметки выполнено или отклонено. Если он это сделает, отметка будет автоматически снята.

  • Отметка выполнено будет принята и часы засчитаны исполнителю только если:

    • указан хотя бы один исполнитель и

    • в поле трудоёмкость указано количество часов.

  • Если в карточке указано более одного исполнителя, то каждый получит указанное в поле трудоёмкость количество часов.

  • Учет ведется в академических часах.

    • 1 ак. час = 40 астрономических минут.

    • 1 кредит (зачетная единица) = 38 ак. часов = 25 ч. 23 м. астрономического времени

Отчетность и отзывы

В проектах проектной модели МИЭМ приняты следующие правила отчетности:

  1. Работа проходит четырехнедельными циклами. Первая неделя цикла -- на постановку задач, потом три недели на работу.

  2. После окончания цикла, на первой неделе следующего цикла руководитель принимает решение: зачтен или не зачтен цикл. Если план работ на цикл выполнен, то цикл зачитывается, если нет -- накопленные участниками часы пропадают.

  3. По окончании цикла руководитель составляет краткие отзывы участникам проекта, а они -- руководителю.

  4. В начале цикла руководитель (сам, с участниками проекта, с руководителем направления, с заказчиком -- это зависит от проекта) составляет план работ на цикл. С этим планом сравниваются итоги цикла при решении о зачете его результатов.

Все эти документы составляются следующим образом:

  1. В колонке "Отчетность" в каждой доске появляются карточки, в которых участникам и руководителю предлагается ответить на вопросы.

  2. Когда адресат (кому назначена карточка) отвечает, его ответ записывается, а карточка удаляется.

  3. Результаты публикуются на странице проекта в Личном кабинете. Эти сведения используются для мониторинга проектов во время работы и видны членам комиссии до и во время защит проектов.

Подробнее

Короткую инструкцию для участников проектов вы надете на странице "Инструкции".

Если вы не нашли ответ на интересующий вас вопрос, обратитесь в техническую поддержку МИЭМ, вам помогут разобраться.