Трекер (Trello)
Трекинг проектов, учет работ и отчетность
В настоящее время сервис Trello используется для
ведения проектов (трекинга задач),
автоматического учета трудозатрат (начисления часов)
сбора отчетности от участников и руководителей проектов.
Команды, доски, колонки, карточки
Трелло -- это компьютерный сервис, заменяющий обычную доску с клейкими карточками-задачами (Kanban). Возможности сервиса значительно шире, чем создание и перемещение карточек.
Терминология:
Команда
Виртуальное пространство в сервисе Trello, где может располагаться до десяти досок.
В команду вы можете пригласить участников, тогда их проще будет добавлять в доски проектов.
Участники -- это исполнители и руководители в проектах, у руководителей устанавливаются права администратора команды.
При запуске проекта и пополнении его состава участники подписываются в команды автоматически по данным проектного офиса.
Доска
виртуальная доска, где может размещаться несколько колонок, в которых размещаются карточки с задачами. Каждая доска может иметь свой состав участников.
Каждому проекту при запуске Проектным офисом выделяется одна доска, доска приписана к команде руководителя направления. При этом, доски создаются централизованно, по особому шаблону и с привязкой к базе данных проектов.
Названия досок начинаются с номера (идентификатора) проекта.
НЕ СОЗДАВАЙТЕ ДОСКИ ДЛЯ ПРОЕКТОВ ВРУЧНУЮ!
НЕ УДАЛЯЙТЕ НОМЕР ПРОЕКТА ИЗ НАЗВАНИЯ ДОСКИ!
Колонки
Каждая доска содержит колонки. Состав колонок -- внутреннее дело каждого проекта, но одна колонка будет появляться и заполняться автоматически, это колонка "Отчетность".
В шаблоне предлагается следующий набор колонок:
Отчётность -- автоматически создаваемая и заполняемая колонка, куда чат-бот помещает карточки для заполнения отчетности. После заполнения карточки автоматически удаляются.
Сделать -- поставленные задачи.
В работе -- взятые в работу задачи.
Ожидание -- выполненные, но ещё не принятые руководителем задачи или задачи, требующие вмешательства.
Сделано -- выполненные задачи
Информация -- статические карточки со ссылками, документами и т.д.
Вы можете использовать другой состав колонок и другую методологию ведения проекта, но отчетность для всех проектов ведется одинаково. Аналогично, в каждой карточке ведется учет ее состояния и трудоёмкости.
Трудоёмкость и статус карточки
Стандартные возможности Trello не позволяют учитывать трудоёмкость задач в карточках. Мы используем расширение Custom fields и через него считываем данные о трудоёмкости (в академических часах) и статусе карточки. Статус может быть:
В работе -- исполнитель взял карточку в работу.
Ожидание -- исполнитель закончил работу и ждет решения руководителя (примет или отклонит).
Отклонено -- если руководитель настолько не принял работу, что указал это явно, а не ждет исправления.
Выполнено -- руководитель принял работу.
Зачёт часов
В работе и ожидание устанавливает исполнитель. Руководитель (и только он!), снимает ожидание и ставит выполнено или отклонено.
Исполнитель не может ставить отметки выполнено или отклонено. Если он это сделает, отметка будет автоматически снята.
Отметка выполнено будет принята и часы засчитаны исполнителю только если:
указан хотя бы один исполнитель и
в поле трудоёмкость указано количество часов.
Если в карточке указано более одного исполнителя, то каждый получит указанное в поле трудоёмкость количество часов.
Учет ведется в академических часах.
1 ак. час = 40 астрономических минут.
1 кредит (зачетная единица) = 38 ак. часов = 25 ч. 23 м. астрономического времени
Отчетность и отзывы
В проектах проектной модели МИЭМ приняты следующие правила отчетности:
Работа проходит четырехнедельными циклами. Первая неделя цикла -- на постановку задач, потом три недели на работу.
После окончания цикла, на первой неделе следующего цикла руководитель принимает решение: зачтен или не зачтен цикл. Если план работ на цикл выполнен, то цикл зачитывается, если нет -- накопленные участниками часы пропадают.
По окончании цикла руководитель составляет краткие отзывы участникам проекта, а они -- руководителю.
В начале цикла руководитель (сам, с участниками проекта, с руководителем направления, с заказчиком -- это зависит от проекта) составляет план работ на цикл. С этим планом сравниваются итоги цикла при решении о зачете его результатов.
Все эти документы составляются следующим образом:
В колонке "Отчетность" в каждой доске появляются карточки, в которых участникам и руководителю предлагается ответить на вопросы.
Когда адресат (кому назначена карточка) отвечает, его ответ записывается, а карточка удаляется.
Результаты публикуются на странице проекта в Личном кабинете. Эти сведения используются для мониторинга проектов во время работы и видны членам комиссии до и во время защит проектов.
Подробнее
Короткую инструкцию для участников проектов вы надете на странице "Инструкции".
Если вы не нашли ответ на интересующий вас вопрос, обратитесь в техническую поддержку МИЭМ, вам помогут разобраться.