В настоящее время сервис Trello используется для

• ведения проектов (трекинга задач),

• автоматического учета трудозатрат (начисления часов)

• сбора отчетности от участников и руководителей проектов.

Трелло -- это компьютерный сервис, заменяющий обычную доску с клейкими карточками-задачами (Kanban). Возможности сервиса значительно шире, чем создание и перемещение карточек.

Терминология:

• Виртуальное пространство в сервисе Trello, где может располагаться до десяти досок.

• В команду вы можете пригласить участников, тогда их проще будет добавлять в доски проектов.

• Участники -- это исполнители и руководители в проектах, у руководителей устанавливаются права администратора команды.

• При запуске проекта и пополнении его состава участники подписываются в команды автоматически по данным проектного офиса.

• виртуальная доска, где может размещаться несколько колонок, в которых размещаются карточки с задачами. Каждая доска может иметь свой состав участников.

• Каждому проекту при запуске Проектным офисом выделяется одна доска, доска приписана к команде руководителя направления. При этом, доски создаются централизованно, по особому шаблону и с привязкой к базе данных проектов.

• Названия досок начинаются с номера (идентификатора) проекта.

НЕ СОЗДАВАЙТЕ ДОСКИ ДЛЯ ПРОЕКТОВ ВРУЧНУЮ!

НЕ УДАЛЯЙТЕ НОМЕР ПРОЕКТА ИЗ НАЗВАНИЯ ДОСКИ!

Каждая доска содержит колонки. Состав колонок -- внутреннее дело каждого проекта, но одна колонка будет появляться и заполняться автоматически, это колонка "Отчетность".

В шаблоне предлагается следующий набор колонок:

• Отчётность -- автоматически создаваемая и заполняемая колонка, куда чат-бот помещает карточки для заполнения отчетности. После заполнения карточки автоматически удаляются.

• Сделать -- поставленные задачи.

• В работе -- взятые в работу задачи.

• Ожидание -- выполненные, но ещё не принятые руководителем задачи или задачи, требующие вмешательства.

• Сделано -- выполненные задачи

• Информация -- статические карточки со ссылками, документами и т.д.

Вы можете использовать другой состав колонок и другую методологию ведения проекта, но отчетность для всех проектов ведется одинаково. Аналогично, в каждой карточке ведется учет ее состояния и трудоёмкости.

Стандартные возможности Trello не позволяют учитывать трудоёмкость задач в карточках. Мы используем расширение Custom fields и через него считываем данные о трудоёмкости (в академических часах) и статусе карточки. Статус может быть:

• В работе -- исполнитель взял карточку в работу.

• Ожидание -- исполнитель закончил работу и ждет решения руководителя (примет или отклонит).

• Отклонено -- если руководитель настолько не принял работу, что указал это явно, а не ждет исправления.

• Выполнено -- руководитель принял работу.

• В работе и ожидание устанавливает исполнитель. Руководитель (и только он!), снимает ожидание и ставит выполнено или отклонено.

• Исполнитель не может ставить отметки выполнено или отклонено. Если он это сделает, отметка будет автоматически снята.

• Отметка выполнено будет принята и часы засчитаны исполнителю только если:

  • указан хотя бы один исполнитель и

  • в поле трудоёмкость указано количество часов.

• Если в карточке указано более одного исполнителя, то каждый получит указанное в поле трудоёмкость количество часов.

• Учет ведется в академических часах.

  • 1 ак. час = 40 астрономических минут.

  • 1 кредит (зачетная единица) = 38 ак. часов = 25 ч. 23 м. астрономического времени

В проектах проектной модели МИЭМ приняты следующие правила отчетности:

1. Работа проходит четырехнедельными циклами. Первая неделя цикла -- на постановку задач, потом три недели на работу.

2. После окончания цикла, на первой неделе следующего цикла руководитель принимает решение: зачтен или не зачтен цикл. Если план работ на цикл выполнен, то цикл зачитывается, если нет -- накопленные участниками часы пропадают.

3. По окончании цикла руководитель составляет краткие отзывы участникам проекта, а они -- руководителю.

4. В начале цикла руководитель (сам, с участниками проекта, с руководителем направления, с заказчиком -- это зависит от проекта) составляет план работ на цикл. С этим планом сравниваются итоги цикла при решении о зачете его результатов.

Все эти документы составляются следующим образом:

1. В колонке "Отчетность" в каждой доске появляются карточки, в которых участникам и руководителю предлагается ответить на вопросы.

2. Когда адресат (кому назначена карточка) отвечает, его ответ записывается, а карточка удаляется.

3. Результаты публикуются на странице проекта в Личном кабинете. Эти сведения используются для мониторинга проектов во время работы и видны членам комиссии до и во время защит проектов.

Короткую инструкцию для участников проектов вы надете на странице "Инструкции".

Если вы не нашли ответ на интересующий вас вопрос, обратитесь в техническую поддержку МИЭМ, вам помогут разобраться.